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檔案應用作業要點
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檔案應用作業要點
一、基隆市信義區戶政事務所(以下簡稱本所)為辦理檔案法有關檔案開放應用服務 ,特訂定本要點。

二、申請人閱覽本所檔案,應於指定處所、時間為之。閱覽時間為星期一至星期五上午8時至12時,下午13時至17時。國定例假日不開放;如有其他特殊原因停止開放時,另行公告周知。

三、申請閱覽、抄錄或複製本所檔案(以下簡稱閱覽檔案),應填具「檔案應用申請書」並敘明理由向本所提出;申請書送達方式得以親自持送或以書面通訊方式為之。

四、本所收受申請書後,應依權責,將申請書分文至受理單位辦理,受理人員應依據申請書所載事項,確認其正確性,如有誤繕者,應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要旨相關資料。

五、受理人員檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知申請人七日內補正;逾期不補正或無可補正者,得駁回申請。受理申請後,應自受理之日起 7 日內,以書面通知申請人審核結果。如有補正資料者,自申請人完成補正之日起算。

六、為提供檔案申請准駁之參考,受理人員應依「戶政事務所調閱作業要點」規定向本所檔案管理人員辦理調案後,依相關規定簽辦申請案件。

七、受理人員應就檔案內容得否提供應用先擬妥審核通知書併同申請審核表,必要時簽會該檔案所涉業務承辦人,徵詢其意見;檔案如有應限制公開者或提供之部分,應先予註記後,陳權責長官批示,應僅就其可公開部分准予閱覽。

八、經審核核准應用檔案者,受理人員應備妥審核通知書回覆申請人並將審核通知書影本送檔案管理人員;經審核駁回者,受理單位除函復申請人外,應將審核通知書影本併同檔案送交檔案管理單位並辦理還卷。

九、申請案件經核准者,受理人員應就核准應用項目於檔案應用約定日期前備妥檔案。

十、核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開之部分,就其他部分公開或提供之,在不影響資料判讀原則下,得以下列方式處理:

(一)檔案可拆卷者,將不宜公開之部份抽離後提供應用。

(二)檔案不可拆卷者,將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。

受理人員應將檔案部份抽離或遮掩情形註記於檔案簽收單告知申請人。

十一、申請人依通知應用檔案時,如需提供檔案複製郵寄服務者,受理人員應 先收取申請人繳交之郵資、手續費及複製費用後,將檔案複製品併同收據 寄交申請人並辦理調案歸還。

十二、申請人至本所指定處所閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書及貼有照片之身分證明文件以供查檢,始得進入檔案閱覽處所。

十三、受理人員將檔案交付申請人使用,應請其於檔案閱覽簽收單簽名。

十四、申請人閱覽或抄錄檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為。 如有發生下款所列情形者,應停止其閱覽或抄錄;其涉及刑事責任者,移送法辦。

(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(二)拆散已裝定完成之檔案。

(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

十五、檔案應用完畢,受理單位應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形;如有污損、破壞等不當使用情形;應於檔案應用簽收單註記後依第十四點及相關規定辦理。

十六、申請人應用檔案應於當日歸還,如未能於當日應用檔案完畢者,受理人員應先於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,另日再行調閱。

十七、申請人閱畢檔案應歸還受理單位並經點收無訛後,受理人員應於檔案簽收單上註記還卷並將一聯註記交付申請人。

十八、檔案應用完畢還卷後,受理人員應向申請人收取閱覽、抄錄或複製檔案之費用,並開立收據併同檔案複製品,交與申請人。

十九、受理人員應將檔案應用簽收單影本併同供閱檔案依「戶政事務所檢調作業要點」相關規定辦理調案歸還。

二十、申請閱覽檔案經核准者,其費用依檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收取

二十一、檔案管理人員應按月統計應用情形送核。

二十二、本要點奉 主任核定後實施,修正時亦同。
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